Wenn es Sie nervt täglich Emails beantworten zu müssen die oft überflüssig und zeitraubend sind, dann erhalten Sie in diesem Artikel einige gute Tipps um Ihr Emailaufkommen innerhalb weniger Minuten und nur mit kleinen Änderungen um 30% zu verringern!

Emails galten 1980 als bahnbrechende Revolution in der Kommunikation.
Man sah schon die herkömmlichen schriftlichen Kommunikationswege wie Brief oder FAX im Nirvana verschwinden und lobte die Email als schnelles, einfaches und flexibles Werkzeug.

Heute, ca. 30 Jahre und ein paar SPAM Mails später, erkennen wir die negativen Folgen der Schnelligkeit, Einfachheit und Flexiblität dieses Instruments.
Täglich werden unsere Posteingänge mit belanglosen Emails geflutet.
Emails halten uns in unserer Produktivität auf und werden oftmals genutzt um ein Telefonat zu umgehen. Anstatt den persönlichen Kontakt zu suchen, senden wir uns also gegenseitig 5 Emails und verlieren so 20 Minuten wertvolle Arbeitszeit.

Bevor ich Ihnen konkrete Tipps zur Reduktion Ihres Emailaufwands gebe, möchte ich eine kleine, aber wichtige Vorüberlegung treffen:

Sind Emails wirklich kostenlos?

Natürlich sind Emails kostenlos, schließlich verlangen Maildienste wie T-online, Web.de oder andere Anbieter keinen Cent für den Versand.
Auch die Emails im Unternehmen, die wir mit den Kollegen austauschen sind kostenlos.

Sicher?

Emailschreiben kostet Zeit und Zeit hat in unserer Gesellschaft den gleichen Stellenwert wie Salz bei den Römern.

Egal ob Sie Privat viele Emails zu beantworten haben oder ob jeden Tag im Büro eine Emailflut auf Sie wartet, wenn Emails Zeit kosten, dann ist doch Emailmanagement nichts anderes als Zeitmanagement ?!

Das heißt, wenn wir unsere Emailflut in den Griff bekommen möchten, liegt es an uns zu überlegen, wie kann ich meine Kommunikation per Email so gestalten, um möglichst viel Zeit zu sparen?

Ein Beispiel: Wir befinden uns in der Vertriebsabteilung eines Herstellers für technische Großgeräte. Folgende Email schreiben Sie an Ihren Arbeitskollegen.
______________________________________________

Hallo Michael,

steht der Termin heute Abend mit Kunde Müller?

Sag mir einfach bescheid.
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Was passiert hier? Sobald Sie Michael eine Email in dieser Form geschrieben haben, dann funktioniert das insoweit einwandfrei, wenn Michael mit “Ja” antwortet und den Termin bestätigt.

Wenn der Temin aber abgesagt wird, oder es Unstimmigkeiten gibt,  dann entsteht ein weiterer unnötiger Emailverkehr:

Warum hat er den Termin abgesagt?
Wann ist de nächste Termin?
Welcher Kunde Müller, es gibt viele Müller?
Wann heute Abend soll der Termin genau sein?
usw…

Besser wäre folgende Email gewesen:

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Hallo Michael,

steht der Termin heute mit Kunde Franz Müller um 17.00 Uhr bei dir im Büro?

Wenn nicht, warum findet der Termin nicht statt?
Sei doch so nett und vereinbare bei Unpässlichkeit durch Herrn Müller einen weiteren Termin.
Ich kann dir zwei Ausweichtermine anbieten, einmal den 23.06 um 17.00 Uhr und den 30.06  um 19.00 Uhr.

Vielen Dank.

Grüße

…
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Merken Sie was? Sie gehen durch konkrete Handlungsschritte in Vorleistung, erleichtern also Ihrem Mailpartner die Arbeit und sparen sich vor allem sehr viel potenziellen Zeitverlust und Nerv tötenden Erklärungsbedarf.

Natürlich kostet das Verfassen der zweiten Variante im ersten Moment mehr Zeit, Sie sparen sich aber durch die konkrete Formulierung und die Handlungsanweisungen einen sehr langen Emailverkehr, falls der Termin nicht stattfindet oder Ihr Gegenüber den Kunden nicht zuordnen kann.

Tipp Nr. 1 – Konkretisieren Sie Ihren Wunsch in der Email.

Was soll, wann, wo und wie stattfinden? Je genauer desto besser. Merken Sie sich, sobald Ihr Gegenüber eine Email erhält, wird er aus seinem Workflow herausgerissen und muss sich selbst erst orientieren, wen und was Sie mit der Email meinen. Je konkreter desto besser.

Tipp Nr. 2 – Nutzen Sie WENN-DANN-Formulierungen. (<– TOP-TIP)

Wie in der zweiten Alternative zu sehen, erleichtern Sie beiden die Arbeit.
Wenn der gewünschte Fall nicht eintritt und das Anliegen in der Email nicht erledigt werden kann, dann nennen Sie konkrete Handlungsalternativen für Ihren Mailpartner. Was soll dieser dann erledigen?

Tipp Nr. 3 Outsourcen Sie Arbeiten die Sie nicht betreffen.

Wenn Sie das System perfektionieren möchten, können Sie die Wenn-Dann-Funktion ausbauen und auch noch eventuell anfallende Arbeiten die Sie nicht betreffen auslagern.

Beispiel: In der zweiten Variante unserer Email haben wir gefragt warum der Termin nicht stattfinden konnte.
Hier können Sie schlau handeln indem Sie Folgendes hinzufügen (rot markiert):

______________________________________________

Hallo Michael,

steht der Termin heute mit Kunde Franz Müller um 17.00 Uhr bei dir im Büro?

Wenn nicht,  warum findet der Termin nicht statt?
Sollte es Probleme mit der Technik geben, leite diese bitte an Markus Maier von der Technischen Abteilung weiter (Tel, Emailadresse).
War der Kunde mit dem Versand nicht zufrieden, dann schicke einfach eine Mängelmeldung an den Support der Versandabteilung (Emailadresse)….
Sei doch so nett und vereinbare bei unpässlichkeit von Herrn Müller einen weiteren Termin.
Ich kann dir zwei Ausweichtermine anbieten, einmal den 23.06 um 17.00 Uhr und den 30.06  um 19.00 Uhr.

Vielen Dank.

Grüße

…
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Sobald Ihnen Ihr Mailpartner mitteilt warum der Kunde den Termin nicht wahrnehmen möchte, dann sind Sie an der Reihe und müssen die entsprechenden Abteilungen kontaktieren.

Wenn Sie aber , wie im obigen Beispiel angenommen. eventuelle Fehlerquellen kennen,  dann nennen Sie gleich den richtigen Ansprechpartner und Sie haben sich enorme Zeit gespart.

Auch wenn Sie in völlig anderen Unternehmensabteilungen arbeiten, es gibt immer Standardsituationen die zum Routineablauf gehören und genau diese Aufgaben können Sie auslagern ohne die Person gegenüber zu belasten.
Denn, ob Ihr Mailpartner Ihnen mitteilt, wo das Problem liegt oder gleich die entsprechende Abteilung einschaltet, macht für ihn keinen Unterschied.

Besonders Tipp Nr. 3 sollten Sie nur behutsam nutzen. Denken Sie daran, Ziel dieses Artikel ist es nicht Ihnen Arbeit vom Hals zu schaffen indem Sie diese einfach weitergeben und andere damit bemühen.  Nein, ich möchte Ihnen ein paar Werkzeuge an die Hand geben mit denen eine produktive Arbeitsweise möglich ist und Sie in weniger Zeit mehr erreichen!

Lesen Sie in Teil 2 unter Anderem warum es sinnvoll ist seine Emails nur zweimal am Tag abzurufen und wie Sie durch den Einsatz von Autoreply in der Lage sind Ihren Emailverkehr noch effizienter zu gestalten.

Beste Grüße,

Ihr Armin Schweinfurth.

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