Wie kann ich meinen Emailverkehr mit den Tipps aus Teil 1 noch effizienter umsetzen? Dieser Frage gehe ich hier mit dem zweiten Teil der Produktivitäts-Serie über Email nach.

Überlegen Sie mal, wie viel % der Email ständig wiederkehrende Fragen beinhalten?

Wie lauten die Öffnungszeiten? Nennen Sie mir bitte kurz Ihre Telefonnummer? Sind Sie momentan im Büro?

Die Liste lässt sich ewig fortführen. Egal wo und  was Sie arbeiten, sehr viele Emails die Sie erhalten, sind kleine Anfragen die sich automatisieren lassen.

Nutzen Sie Autorepsonder / Autoreply

Autoresponder sind automatisch erstellte Mails die sofort versandt werden, sobald Ihnen jemand eine Nachricht zusendet. Den Inhalt dieser automatischen Mail legen Sie einmalig selbst fest.

Beispiel einer möglichen Autoresponder Email

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Modeboutiqe und erhalten irgendeine Mail auf Ihre Geschäftsadresse, die Autoreply könnte folgendermaßen aussehen:

____________________________________________________________
Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Email.
Unser Emailaufkommen ist sehr hoch, daher haben wir uns dafür entschieden Standardanfragen auf diesem Weg zu beantworten.
Sollte die passende Antwort nicht dabei sein, erhalten Sie wie gewohnt eine Antwortmail innerhalb der nächsten 24 Stunden.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Öffnungszeiten / Kontaktdaten

Mo-Fr. 8.00 – 18.00
Sa 8.00-14.00
So geschlossen

Modeqoutique XY
Modestraße 34
007 Modehausen

Tel.0000000000000000
Fax.000000000000000

Aktuelle Angebote:

Vom xx.xx.xx bis zum xx.xx.xx. bieten wir auf alle Damenshirts 25% Rabatt
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Kollektionen:

Neue Kollektionen für den Winter kommen am xx.xx.xx und stehen ab diesem Zeitpunkt für Sie bereit.

Informelles:

Um Sie noch besser betreuen zu können, haben wir für unseren Standort XXXXX Frau M. Topmodel als neue Verkaufsberaterin eingestellt. Wir begrüßen Sie herzlich in unserem Team und freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.

Merken Sie was? Mit ein wenig Vorarbeit schaffen Sie es 90% der Standardanfragen auf einem Schlag zu beantworten. Wie wäre es 90% weniger Emails beantworten zu müssen?

Sie brauchen auch keine Bedenken vor den Reaktionen der Kunden haben. All meine Autoresponder wurden und werden sehr positiv aufgenommen, da ich ehrlich bin und die Anfrager Ihre Antworten meist binnen Sekunden per Autoresponder erhalten.
Eine klassische WIN-WIN-Situation.

Rufen Sie Ihre Emails zweimal am Tag ab –öfters nichtGetrieben von der ständigen Erreichbarkeit und dem sinnlosen Versuchen des Multitaskings versuchen wir jede Mail die in unseren Posteingang stolpert schnellst möglichst oder „nebenher“ zu beantworten.
Zu was führt das?

1. Wir beantworten  die Mails meist so knapp, dass weitere Rückfragen entstehen und wir wieder eine Email erhalten – ein Teufelskreis!

2. Es bleiben wichtige Aufgaben liegen, denn durch die Beantwortung einer Email wird unser Fokus komplett auf einen neuen Vorgang gerichtet. Wer denkt die Ablenkung dauert nur so lange wie die Zeit für die Beantwortung der Email liegt falsch. Bis wir uns wieder auf die vorangegangene Aufgabe konzentrieren können bis zu 10 Minuten vergehen.

3. Ständig sichtbarer Emaileingang erzeugt Stress.  „Oh nein, schon 30 Mails und keine davon ist beantwortet“. Wenn Sie zweimal Ihre Mails abrufen, dann haben SIE die Kontrolle und nicht das Emailprogramm.

Warum zweimal am Tag – und wann?

Viele Emails werden in einer morgendlichen Arbeitseuphorie versendet. Hierbei gibt es zwei Kategorien:

a.) Die meisten Mails erübrigen sich innerhalb weniger Stunden selbst „Der Kollege hat selbst herausgefunden wo die Kundenmappe zu finden ist“

b.) Dem Verfasser fallen weitere Punkte / Fragen ein, die er in der ersten Mail vergessen hat.

Überlegen Sie mal, wie viele Ihrer Mails in die Kategorien a.) oder b.) passen würden. Ich glaube die meisten J

Die besten Zeitpunkte für das Abrufen Ihrer Mails sind einmal  11.00 Uhr (dann können Sie beruhigt um 12 in die Mittagspause) und 15.00 Uhr (wenn Sie die Mails später wie 15.00 Uhr abrufen neigt sich der Tag dem Feierabend zu und die Lust schwindet). Denken Sie daran: Nehmen Sie sich für die Beantwortung Ihrer Emails zeit und beantworten Sie diese konzentriert.

Einige Menschen denen ich die Emailmanagement-Ideen aus Teil 1 und 2 beigebracht habe, schaffen es Ihre Emails nun maximal einmal am Tag abrufen zu müssen.  (und das bei einem Teamleiter mit knapp 90 Emails Pro Tag)

Probieren Sie die Tipps aus.
Sie werden von der schnellen Reduktion Ihres Emailaufwandes begeistert sein. Versprochen!

In diesem Sinne bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth

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