Ein Service der in den USA längst etabliert ist, blüht in Deutschland so langsam auf:
VPA´s also Virtuelle Persönliche Assistenten nehmen Ihnen lästige Arbeiten ab, so dass Sie sich auf die wirklich wichtigen und schönen Dinge im Leben konzentrieren können.
WAS VPA´s  genau sind und tun können, WIE und WO Sie den richtigen VPA finden und warum es sich lohnt das jeder von uns einen VPA hat, lernen Sie in dieser mehrteiligen Artikelserie.

VPA – Mehr Zeit für wichtige Dinge:

Stellen Sie sich vor: Nach einem harten Arbeitstag kommen Sie nach Hause und dann fällt Ihnen ein, dass Sie noch so viel organisatorische Dinge für Ihren Haushalt, Ihren Job und Ihre Familie zu erledigen haben.
Die Arbeitswelt wird härter und nimmt immer weniger Rücksicht auf unser Privatleben. Die so genannten „9 to 5-Jobs“ werden immer häufiger zu 10 oder noch mehr Stunden pro Tag ausgedehnt, aber gleichzeitig bleiben uns private Aufgaben nicht erspart.

Haben Sie nicht auch irgendwelche Arbeiten die Sie privat erledigen müssen, die aber richtig nerven?

Sei es eine Internetrecherche, Angebotsvergleiche, Reisebuchungen, Erstellen von Dokumenten, Präsentationen, Online-Einkäufe, Steuererklärungen,  usw.…. es gibt viele Aufgaben die uns wertvolle Zeit kosten und die wir gerne delegieren würden.

Was für Großunternehmen seit Jahren zum Geschäftsalltag gehört, ist jetzt auch für Privatmenschen preisgünstig möglich – Das Outsourcen mit Virtuellen persönliche Assistenten!

Leider ist der Begriff outsourcen sehr negativ belastet, wird damit doch häufig der Arbeitsplatzverlust in Verbindung gebracht. Ich möchte Ihnen aber das Outsourcen hier als eine Möglichkeit aufzeigen, mehr private Lebenszeit zu gewinnen, damit Sie sich um die wirklich wichtigen Dinge im Leben wie Freizeit, Familie, Freunde, Hobbys, Reisen, Sport…. kümmern können.

WAS können VPA´s alles tun:

Grundsätzlich gibt es zwei Arten des Outsourcens:

1. Arbeiten die eine physische, körperliche Anwesenheit der Arbeitskraft vor Ort erfordern.
2. Arbeiten die nicht vor Ort erledigt werden müssen.

Beispiele für 1. wären die Putzfrau, oder Gassi-Service für Ihren Hund. All diese Aufgaben erfordern, dass jemand bei Ihnen im Haus, in der Wohnung vorbeikommt und die Aufgabe für Sie erledigt. Hier gibt es auch sehr viel potential zum outsourcen, darauf möchte ich aber in einem anderen Artikel eingeben.

VPA´s verfolgen eine andere Idee. Hierbei geht es darum Dinge auszulagern, die keine körperliche Anwesenheit benötigen. Ein Teil davon habe ich weiter oben schon genannt, hier weitere Ideen:

- langwierige Internetrecherchen
- Check Ihrer Steuerunterlagen, oder Erstellung Ihrer Steuererklärung
- Angebotssuche für Auto, Versicherungen, Konsumgüter, also Preisvergleiche z.B. Stromanbieter
- Telefonate die im Auftrag von Ihnen geführt werden können
- Erstellen von Dokumenten, Präsentationen, Analysen,  z.B. für Ihren Chef.
- Bearbeiten Ihrer privaten Fotos, Filme
- Private Versicherungs- und Finanzchecks
- Partyplanung
- Geschenke online besorgen
- Ihre Emailverkehr regeln, also z.B. geschäftliche Anfragen übernehmen

All diese Aufgaben können Sie an jemanden delegieren, ohne dass die Person körperlich anwesend oder bei Ihnen vorbeikommen muss.

Die verschiedenen Kommunikationswege wie Email, Telefon und Instant Messaging helfen Ihnen dabei die Aufgaben zu verteilen.

Seien Sie ein wenig kreativ, was würden Sie am liebsten outsourcen? Dem Outsourcen sind fast keine Grenzen gesetzt, die genannten Punkte sind mir alle innerhalb von 5 Minuten eingefallen.

Wie funktioniert das outsourcen zu einem VPA ganz konkret?

Wenn Sie einige Ihrer Nerv-Aufgaben gefunden haben, können Sie beginnen diese schrittweise an Ihren VPA auszulagern.

Im ersten Schritt machen Sie sich bitte erst einmal Folgendes bewusst:

Ihr VPA kennt Sie nicht persönlich, weiß also nicht auf was Sie genau wert legen. Die Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe sollte daher so konkret wie möglich sein. In einem späteren Artikel dieser Artikelserie zeige Ihnen genau welche Inhalte eine gute Auftragsbeschreibung hat. Hier geht es jetzt erst einmal darum das „System“ der VPA´s zu verstehen.

Der VPA bearbeitet die Aufgabe nun nach Ihren Kriterien und sendet Ihnen anschließen die Ergebnisse per Email, oder (falls Sie einen in Deutschland ansässigen VPA nutzen) per Post zu.

Lassen Sie uns ein konkretes Beispiel machen:

Sie möchten sich einen neuen Fernseher kaufen. Haben aber gleichzeitig keine Lust das Internet oder diverse Magazine nach Testberichten zu durchsuchen. Schreiben Sie Ihre Anforderungen an den Fernseher, eine Preisobergrenze, Lieferzeit etc. an Ihren VPA mit der Bitte das beste Gerät nach Ihren Kriterien zu finden. Setzen Sie ihm dafür einen Zeitrahmen von 3 Stunden.
Einen Tag später erhalten Sie per Email eine Vorschlagsliste mit Fernsehgeräten sortiert nach Preisen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen. Er bietet Ihnen des Weiteren an weiterhin mit Händlern in Kontakt zu treten um noch einen Preisrabatt herauszuschlagen.

Ohne dass Sie selbst einen Finger krumm gemacht haben, können Sie sicher gehen die besten Vorschläge zu den besten Preisen erhalten zu haben.

Sind VPA´s überhaupt sinnvoll?

Das vorherige Beispiel zeigt uns den Einsatz eines VPA´s anhand eins Fernsehkaufs.
Jetzt könnte man denken: „Hey nach meinen Fernseher suche ich aber gerne selbst“.

Bitte vergessen Sie hierbei nicht:

Bei einem VPA geht es darum intelligent Zeit zu sparen. Natürlich können Sie auch selbst nach einem Fernsehgerät schauen, manchen Menschen macht das auch Spaß. Aber sind wir mal ganz ehrlich, wie lange dauert das?

Da werden Tests im Internet durchgelesen, Magazine gekauft, verschiedene Elektromärkte besucht, bis Sie letztendlich entnervt ein Fernsehgerät beim Media Markt um die Ecke kaufen, dass Sie mit einer besseren Recherche vielleicht noch günstiger hätten bekommen können.

Jetzt überlegen Sie mal, was Sie in dieser unnötig verplemperten Zeit alles hätten tun können?
Mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin eine tolle Zeit verbringen, Ihre Lieblingshobby nachgehen, einfach nur entspannen. (Mit einem guten Gefühl das einmal jemand für Sie arbeitet)

Besonders wir deutschen haben immer die Angst des Kontrollverlusts

Es geht aber nicht darum, dass Sie dem VPA die Kontrolle überlassen, es geht darum die lästigen und zeitraubenden Punkte einer solchen Aktion „Fernsehkauf“ out zu sourcen.

Die Frage ist: Was ist Ihnen Ihre Freizeit wert?

Ich sage Ihnen ganz ehrlich, bevor ich meinen halben Samstag in Elektromärkten verbringe und davor viele Abende vor dem PC sitze um ein gutes Fernsehgerät zu bekommen, bezahle ich dem VPA für drei Stunden intensiver Profirecherche mit anschließenden Rabattverhandlungen lieber 36 € (bei 12€ Stundensatz für den VPA mal 3 Stunden) und habe mir viel Stress, Zeit und letztendlich noch viel mehr Geld gespart!

Ihr VPA muss für Sie auch nicht im Dauereinsatz sein, wenn Sie ab und zu ein paar lästige Aufgaben delegieren, lohnt sich die Sache schon für Sie.

Wie denken Sie darüber?

Lesen Sie in den nächsten Artikeln:

- Wo Sie einen VPA finden und was diese Kosten
- Auf Was Sie bei der Auswahl eines VPA´s achten müssen
- Wie Sie Aufgaben richtig an Ihren VPA delegieren
- Was viele Menschen daran hindert einen VPA-Service zu nutzen

In diesem Sinne bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth.

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