im vorherigen Artikel dieser Artikelserie habe ich Sie in die “Welt” der VPA´s eingeführt und Ihnen gezeigt, was Virtuelle Persönliche Assistenten alles für Sie tun können. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wo Sie einen passenden VPA finden und was diese Kosten.
Es gibt zwei Möglichkeiten einen VPA zu buchen. Entweder Sie nutzen die Möglichkeit der Ausschreibung und suchen auf eigene Faust einen VPA oder Sie nutzen professionelle Agenturen, die einen Pool von VPA´s besitzen, die nur darauf warten Ihnen Ihre lästigen Arbeiten abzunehmen.

VPA zum selbst suchen:

Diese Art der Suche wird von Neueinsteigern gerne gewählt. Sie suchen sich Ihren VPA selbst und stellen dafür ein individuelles Anforderungsprofil an den Assistenten zusammen. Anschließend veröffentlichen Sie dieses Anforderungsprofil und den Aufgabenbereich im Internet. Zwei sehr gute Plattformen sind folgende:

http://www.Fernarbeit.net

Fernarbeit.net ist eine Jobbörse speziell für Virtuelle Persönliche Assistenten. Stöbern Sie ein wenig auf der Seite, Sie bekommen schnell ein Gespür dafür, wie eine Ausschreibung aussieht und was VPA´s alles erledigen können.

http://www.myHammer.de

Eine andere Möglichkeit ist einen VPA über myHammer zu suchen. Schreiben Sie einfach, dass Sie einen oder eine persönlichen Assistenten/in suchen und nennen Sie den Aufgabenbereich und das Anforderungsprofil in der Ausschreibung. Den besten Startpreis nenne ich Ihnen weiter unten.

Professionelle VPA-Services nutzen:

Dass professionelle Anbieter nicht teurer sein müssen als die Suche nach einem VPA, zeigen die unten aufgeführten Unternehmen.
Bei professionellen Anbietern hat man in punkto Sicherheit, Qualität und Service einen festen Ansprechpartner. Sollte Ihr VPA einmal verhindert sein, wird es sicherlich einfacher sein über eine Agentur einen Ersatz zu finden, als wenn Sie einen selbst gesuchten VPA haben. Auf der anderen Seite ist die Arbeit mit einem selbst gesuchten VPA oft vertrauensvoller und persönlicher. Sollten Sie einen VPA geschäftlich nutzen, empfehle ich aber trotzdem auf professionelle Anbieter zurückzugreifen, denn Fehler im Geschäftsleben können weit reichende Folgen haben.

http://www.Strandschicht.de

Ein junges Unternehmen das deutsche und polnische VPA´s vermittelt.
Bereits ab 5,00€ Stundensatz erhalten Sie hier die Dienstleistung eines VPA´s.

http://www.outsource2india.de

Mit diesem Unternehmen habe ich bereits sehr gute Erfahrungen gemacht.
Ich lies dort Englische Texte ins Deutsche übersetzen, zu einem sehr guten Preis und einer 1 A Qualität. Es gibt dort deutsche Ansprechpartner.

https://getfriday.com/

Ebenfalls ein indischer Anbieter. Mit diesem habe ich noch keine Erfahrung gemacht, allerdings gibt es auch hier deutsche Ansprechpartner.

Um weitere Dienstleister zu finden, suchen Sie in google einfach nach:

“Virtuelle Persönliche Assistenz”
“Persönlicher Assistent”

Sollten Sie nicht auf eine deutschsprachige Assistenz angewiesen sein, ermöglicht das Ihnen die Auswahl zwischen noch mehr Anbietern die vor allem in den USA bekannt sind.
Die zwei bekanntesten Anbieter von Virtuellen Persönliche Assistenten sind:

http://www.brickworkindia.com/

https://yourmaninindia.com/

Auffallend ist, dass viele indische Anbieter auf den deutschen Markt drängen und alle Dienstleistungen auch auf Deutsch anbieten.
Ich finde es zwar faszinierend, dass meine ehemals lästigen Aufgaben tausende Kilometer weiter bearbeitet werden und dadurch beide Seiten gewinnen. Aber irgendwo ist es auch erschreckend, dass ein Herrschaar an motivierten Indern nur darauf wartet Aufträge zu erhalten und es nur sehr wenige deutsche Anbieter gibt.
Soweit ich gehört und gelesen habe, werden bei den großen Indischen Anbietern auch hohe Standards bezüglich Arbeitsqualität und Arbeitssicherheit gesetzt.

Für mich wäre es eine keine schöne Vorstellung zu wissen, dass mein VPA in einem schäbigen Büro unter schlechten Arbeitsbedingungen meine Aufgaben erledigt.
Also achten Sie bitte auch auf die Arbeitsbedingungen Ihres VPA´s.

Denn, je besser Ihre Virtuelle Persönliche Assistenz arbeitet, desto höher ist die Arbeitsqualität.

Indische Anbieter müssen dabei nicht immer günstiger sein, als deutsche wie dieser Bericht der Wirtschaftswoche zeigt: http://www.wiwo.de/karriere/was-die-neuen-assistenten-dienste-kosten-und-leisten-409312/
In diesem Artikel finden Sie auch weitere Praxisbeispiele für die Nutzung von VPA´s.

Ein weiterer sehr interessanter Artikel der die Methodik der VPA´s noch einmal erläutert:
http://www.wiwo.de/karriere/wie-virtuelle-persoenliche-assistenten-das-sekretariat-ersetzen-409223/

Kosten eines VPA´s

Wenn Sie sich einen VPA selbst suchen, sollten Sie darauf achten einen gewissen finanziellen Anreiz zu bieten. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass Sie zwischen 10€ – 12€ Stundensatz für Ihren VPA einplanen sollten. Unter 10€ lohnt sich die Sache für Ihren VPA nicht. Es geht auch nicht darum andere Menschen auszunutzen, sondern intelligent lästige Aufgaben auszulagern um mehr Freizeit zu haben.

Ihre Freizeit sollte Ihnen daher 10€ schon wert sein!

Bei professionellen Dienstleistern, gibt es meistens zwei Preismodelle.
Feste Monatsraten, eine Art Flatrate für Ihren VPA oder Bezahlung nach  Stundensatz.

Je nachdem wie oft Sie Ihren VPA nutzen, kann sich die Nutzungsflatrate eventuell lohnen. Strandschicht wirbt mit VPA´s ab 5€ pro Stunde bei Mindestbuchung von 160 Stunden bzw. 9,50€ bei einer Mindestbuchung von 5 Stunden. Bei Outsource2india können Sie sich ein individuelles Angebot zusammenstellen lassen.
GetFriday liegt laut dem Artikel der Wirtschaftswoche bei 7€ die Stunde vorausgesetzt Sie buchen 160 oder mehr Stunden bzw. bei 15€ pro Stunde für eine Nutzungsdauer unter 10 Stunden.

Lassen Sie sich bei professionellen Dienstleistern auf jeden fall ein für Ihre Bedürfnisse individuelles Angebot erstellen. Was nützt Ihnen ein VPA der Premiumübersetzungen erledigen könnte und daher etwas teurer ist, wenn Sie diesen Service gar nicht nutzen.

Lesen Sie im nächsten Artikel:

Auf  was Sie bei der Auswahl eines VPA´s achten sollten.

Bis dahin alles Gute und bleiben Sie relaxed,

Ihr Armin Schweinfurth

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Dabei sollte gerade in dieser besinnlichen Zeit der Stress abfallen und etwas Ruhe einkehren. Hier finden Sie 10 Tipps wie man entspanntes Weihnachtsshopping betreibt:

Tipp Nr.1: Im Kaufhaus Jacke , Mütze und Schal sofort ausziehen!

Gerade der Eingangsbereich von Kaufhäusern ist aufgrund des Durchgangs immer etwas “überheizt”. Unser Körper reagiert auf Wärme hinsichtlich Stress viel empfindlicher wie auf Kälte.  Sie sollten daher sofort nach Betreten des Kaufhauses die Jacke, den Schaal und die Mütze ausziehen. So bewahren Sie sprichwörtlich einen kühlen Kopf! Glauben Sie mir, allein dieser Tipp würde so manchen Streit zwischen Ehepaaren beim Christmas-Shopping verhindern

Tipp Nr. 2: Rechtzeitig einkaufen!

Dieser Tipp klingt furchtbar simpel und wir dennoch immer wieder missachtet.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihrer Partnerin oder Ihrem Partner eine Kaffeemaschine zu Weihnachten schenken. Tja, dummerweise ist die Kaffeemaschine nicht mehr in Ihrer Wunschfarbe vorhanden. Wenn Sie das 3 Wochen vor Weihnachten tun,  sollte es i.d.R. kein Problem sein die Kaffeemaschine in der Wunschfarbe nachzubestellen. Tätigen Sie diesen Einkauf aber 3 Tage vor Weihnachten, dann wird es meistens sehr knapp…

Tipp Nr. 3: Pausen einplanen

Besteht der Weihnachtseinkauf wirklich nur daraus hetzend durch die Warenhäuser zu spurten um viel Geld auszugeben?
Oder könnten Sie sich vorstellen den Einkauf in Etappen zu erledigen, damit Sie mittags mit Ihrem / Ihrer Liebsten noch etwas Zeit auf einem nahegelegenen Weihnachtsmarkt zu verbringen können um gemeinsam eine heiße Tasse Glühwein zu genießen?

Die Pause von einer halben Stunde bis einer Stunde bewirkt wahre Anti-Stress Wunder.
Sie besinnen sich,  es kehrt etwas Ruhe ein und anschließend können Sie frisch gestärkt weiter shoppen!

Tipp Nr. 4: Impulskäufe vermeiden!

Kommen wir wieder zu unserer Kaffeemaschine. Modell A ist genau jenes Modell, dass sich Ihr/e  Partner/in gewünscht hat. Jetzt sehen Sie aber Modell B mit etwas mehr schnick-schnack einer (aus Ihrer Sicht) schöneren Farbe und die Kaffeemaschine  ist “nur” 20€ teurer.

Und hier kommt der Impulskauf-Teufel: Gerade zur Weihnachtszeit werden Kaufpsychologisch geschickt, teurere Produkte als vermeidliche Preisknüller angeboten. Sie kaufen so automatisch ein teureres Produkt, dass sich Ihr/e Partner/in noch nichtmals gewünscht hat.
Das hat meistens 2 Folgen: Die Geldbörse wird schneller leer und bei der Bescherung rutschen Sie in Erklärungsversuche, warum Modell B doch besser ist, obwohl sich Ihr/e Partner/in doch Modell A gewunschen hat!

Tipp Nr. 5:  Geld-Budget einhalten

Ein letzter Tipp der Sie vor dem “After-Christmas-Konto-Schock” schützen soll .
Soll heißen, setzen Sie sich ein festes Budget für die Geschenke und Ausgaben. Gerade zur Weihnachtszeit sind wir oft konsumfreudiger, obwohl wir es uns nicht immer leisten können. Was bringt Ihnen denn schon das kurzfristige Glücksgefühl eines neuen Camcorders, wenn Sie nach Weihnachten bestürzt auf Ihren Kontoauszug schauen müssen?!

Inoffizieller Tipp Nr. 6: Weihnachten besteht nicht nur aus Konsum!

Die Artikelbezeichnung lautet: 5 Tipps für stressfreies Weihnachts-Shopping! Warum dann ein sechster Tipp?

Nunja, natürlich macht es Freude anderen Menschen Geschenke zu machen und sich auch “einmal” was zu gönnen. Dennoch sollte die Grundgedanken von Weihnachten Ruhe, Besinnlichkeit, Zeit für das Wesentliche nicht verloren gehen. Weihnachten sollten Sie nicht über das Kaufen oder das Schenken definieren!

Meistens ist ein toller Weihnachtstag mit leckerem Essen, Spaziergängen usw.  mit dem / der Liebsten viel wertvoller als ein Geschenk…

In diesem Sinne, bleiben Sie relaxed Ihr Armin Schweinfurth

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eine effektive Stressreduktion ist auch über die Ernährung möglich. Dabei muss man weder viel Geld ausgeben, noch exotische Lebensmittel kaufen.
Eine besonders schnelle und leckere Art, stelle ich Ihnen hier in diesem Artikel vor.

Mein morgentlicher Anti-Stress-Shake:

Als Student leiste ich in der Uni hauptsächlich Denkarbeit. Gerade für diese Art von Arbeit ist Stress kontraproduktiv. Oder anders: Stress ist Lernkiller Nr. 1!

Ich habe daher ein Rezept gefunden und verbessert, dass gleich mehrere positive Eigenschaften hat:

1. Sie werden Stressresistenter
2. Die Zutaten helfen neues Wissen aufzunehmen, unterstützen als das Gehirn
3. Alle Komponenten sind Teil einer “Anti-Krebs-Ernährungsweise”
4. Nach der Einnahme sind Sie frisch und bereit für die anstehenden Aufgaben des Tages
Ich mag keine Mengenanhaben aus Kochbüchern, denn das Wiegen und Messen von Lebensmitteln macht besonders  nach dem Aufstehen keinen Spaß und sind ein Grund warum neue Ernährungsweisen häufig abgebrochen werden.
Daher halten wir die Sache so einfach wie möglich…was aber nicht weniger effektiv ist.

Sie brauchen:

Lebensmittel:

1. Eine Hand voll gefrorener Himbereren
2. Einen entkernten und in Würfel geschnittenen Apfel
3. Eine geschälte und gewürfelte Mandarine / Orange
4- Einen halben Teelöffel Pfeffer
5. Einen ganzen Teelöffel Kurkuma
6. Einen halben Teelöffel Leinsamen
7. Einen Esslöffel Leinöl
8. Einen viertel bis halben Liter Wasser

Küchenmixer:

Ich habe einen kleinen Küchenmixer für ca. einen 3/4 Liter Füllmenge. Diese Größe erhalten Sie ab ca. 25€ bei eBay oder Amazon.

Anschließend geben Sie alle Zutaten in einen Küchenmixer, füllen diesen zu einem Viertel, oder nach Wunsch bis zur Hälfte, mit Wasser und haben am Ende einen kühlen, leckeren Shake

Die gefrorenen Himbeeren gibt es im Eispack bei Rewe für knapp 5€ und halten bei mir ca. 3 Wochen. Eine günstigere Variante sind die Beerenmischungen bei Aldi in Kartonpackungen, die leider nicht immer vorhanden sind.

Pfeffer & Kurkuma?

RICHTIG! Kurkuma ist ein gelbes Gewürz, das unter anderem Curry seine Farbe verleiht. Kurkuma ist einer der besten Anti-Krebs-Ernährungsmittel die es gibt. Pfeffer erfüllt in unserem Shake gleich zwei Eigenschaften. Erstens verstärkt Pfeffer in Verbindung mit Kurkuma dessen Krebs hemmende Eigenschaften enorm. Zweitens erfrischt Pfeffer in der oben genannten Menge ungemein, ohne dass man es negativ im Geschmack wahrnimmt.

Leinsamen und Leinöl?

Die beiden Komponenten bilden in unserem Shake den Part für die Unterstützung unseres Gehirns. Bitte passen Sie bei Leinöl ein wenig auf: Geben Sie es erst zum Shake hinzu, wenn alle anderen Lebensmittel bereits zerkleinert sind und rühren Sie das Öl besser langsam in den Shake ein. Außerdem empfehle ich eine kleine Flasche zu kaufen (z.B. von Schneekoppe) da Leinöl sich nur 2-3 Wochen hält.

Glauben Sie mir, wenn Sie erst einmal merken wie schnell der Shake morgens zubereitet ist (weniger als 10 Minuten) und wie erfrischt Sie danach sind, möchten ihn nicht mehr missen.

Viel Spaß damit J

PS: Wenn Sie weitere Varianten haben, teilen Sie uns diese einfach über die Kommentarfunktion mit.

In diesem Sinne, bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth

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Stressworkshop.de lebt durch Sie! Also Stellen Sie mir Ihre Fragen rund um die Themen Stress, Stressbewältigung, Zeitmanagement usw. Wie kann ich Ihnen dabei helfen?

Ich habe vor einiger Zeit die Rubrik “Frag Armin” eingerichtet.
Hier können Sie mir zu jeder Zeit Fragen stellen die Sie brennend interessieren.
Ich versuche so schnell wie möglich, sicher jedoch innerhalb von 24 Stunden, zu antworten:

Auf zu: Frag Armin!!!

Sie möchten selbst Autor werden?

Dann schreiben Sie mir. In wenigen Wochen werden Sie die Möglichkeit haben eigene Artikel zum Thema “Stress” einzureichen. Egal ob Sie Profitexter sind oder Hobbyschreiber. Sie erhalten die Möglichkeit selbst Autor zu werden.
Mehr dazu demnächst hier im Blog.

Ich freue mich auf Ihre Fragen

Bleiben Sie relaxed,

Ihr Armin Schweinfurth

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 mit diesem Artikel möchte ich versuchen darzustellen wie sich Menschen in Krisenzeiten wie diesen im Allgemeinen verhalten.
Es ist durchaus möglich einen Trend bei der Masse von Menschen zu erkennen, auch wenn wir im Einzeln vielleicht keine Änderungen spüren.

Als die Finanz- und Wirtschaftskrise über uns hereinbrach war die Rede von Endzeitstimmung. Viele Menschen wurden und werden arbeitslos und dementsprechend grau sollte auch der Alltag sein.
Doch bisher weitgefehlt! Die Deutschen konsumierten so stark wie schon lange nicht mehr besonders stark profitieren davon momentan Baumärkte und Einrichtungshäuser. Warum? In der Krise suchen die Menschen nach einem Zufluchtsort der Ruhe & Geborgenheit da kommt das eigene Heim gerade recht. Es wird geschuftet und gearbeitet bis unsere geborgene “Höhle” wieder hergerichtet ist.
Diese Verbesserung der Wohnsituation und den damit stattfindenden Ausgleich zum Berufsleben, brauchen wir auch dringend.
Denn in nicht wenigen Firmen gehören mittlerweile Angst und Missgunst zum Alltag. Jeder versucht irgendwie seinen Kopf zu retten, da bleibt die Moral schon mal auf der Strecke.
Da werden Kollegen die aus unserer Sicht auf der Abschussliste stehen könnten, zusätzlich beim Chef angeschwärzt (besser Der wie Ich) oder es wird versucht den Chef voll und ganz von sich selbst zu überzeugen.

Andere Menschen, was ich persönlich sehr schade finde, versinken in diesen Zeiten in Selbstmitleid. So eine Krise eignet sich aus deren Situation perfekt zu zeigen wie furchtbar alles ist.
Auch eignet sich eine Krise sehr gut für Schuldzuweisungen…Es sind immer die Anderen!

Ich persönlich halte davon nichts. Da ich BWL mit Schwerpunkt Finance zu studiere, kann ich immer nur sagen:
Besser jetzt als später. Auch wenn es für einige Menschen (verständlicherweise) wie Hohn klingen mag, ist es besser jetzt eine Krise zu haben die wir mit viel Mühe in den Griff bekommen als 10 Jahre später eine Monsterkrise in der alle Wirtschaftsbereiche involviert sind und die Sozialsysteme ins Wanken geraten.

Gestern habe ich auf ZDF einen interessanten Film gesehen, in diesem war oft die Rede vom Chinesischen Zeichen für Krise. Denn dieses setzt sich aus den Einzelzeichen Gefahr + Chance zusammen.
Als genau so etwas sollten wir die derzeitige Situation auch verstehen, als Zeit für den Umbruch, als Chance sich selbst neu zu definieren: Wo will ich hin, was will ich erreichen?

Ich persönlich mag keinen Stillstand. Damit meine ich nicht dass man nicht zur Ruhe kommen soll. Nein, damit  meine ich den inneren Stillstand dem man ausgesetzt ist, wenn man mit einer Situation nicht zufrieden ist.
Häufig nehmen Menschen eine Situation aus der angeblich keinen Ausweg gibt einfach hin und versuche nichtmals einen Ausweg zu finden. Gerade Krisen wie diese sollten uns zum Nachdenken anregen.

Versuchen Sie also jeder Situation etwas Gutes abzugewinnen. Natürlich ist das manchmal schwer, aber denken Sie daran eine Krise kommt immer VOR dem Aufschwung.

In diesem Sinne bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth

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Überlegen Sie mal, wie viel % der Email ständig wiederkehrende Fragen beinhalten?

Wie lauten die Öffnungszeiten? Nennen Sie mir bitte kurz Ihre Telefonnummer? Sind Sie momentan im Büro?

Die Liste lässt sich ewig fortführen. Egal wo und  was Sie arbeiten, sehr viele Emails die Sie erhalten, sind kleine Anfragen die sich automatisieren lassen.

Nutzen Sie Autorepsonder / Autoreply

Autoresponder sind automatisch erstellte Mails die sofort versandt werden, sobald Ihnen jemand eine Nachricht zusendet. Den Inhalt dieser automatischen Mail legen Sie einmalig selbst fest.

Beispiel einer möglichen Autoresponder Email

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Modeboutiqe und erhalten irgendeine Mail auf Ihre Geschäftsadresse, die Autoreply könnte folgendermaßen aussehen:

____________________________________________________________
Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Email.
Unser Emailaufkommen ist sehr hoch, daher haben wir uns dafür entschieden Standardanfragen auf diesem Weg zu beantworten.
Sollte die passende Antwort nicht dabei sein, erhalten Sie wie gewohnt eine Antwortmail innerhalb der nächsten 24 Stunden.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Öffnungszeiten / Kontaktdaten

Mo-Fr. 8.00 – 18.00
Sa 8.00-14.00
So geschlossen

Modeqoutique XY
Modestraße 34
007 Modehausen

Tel.0000000000000000
Fax.000000000000000

Aktuelle Angebote:

Vom xx.xx.xx bis zum xx.xx.xx. bieten wir auf alle Damenshirts 25% Rabatt
____________________________________________________________

Kollektionen:

Neue Kollektionen für den Winter kommen am xx.xx.xx und stehen ab diesem Zeitpunkt für Sie bereit.

Informelles:

Um Sie noch besser betreuen zu können, haben wir für unseren Standort XXXXX Frau M. Topmodel als neue Verkaufsberaterin eingestellt. Wir begrüßen Sie herzlich in unserem Team und freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit.

Merken Sie was? Mit ein wenig Vorarbeit schaffen Sie es 90% der Standardanfragen auf einem Schlag zu beantworten. Wie wäre es 90% weniger Emails beantworten zu müssen?

Sie brauchen auch keine Bedenken vor den Reaktionen der Kunden haben. All meine Autoresponder wurden und werden sehr positiv aufgenommen, da ich ehrlich bin und die Anfrager Ihre Antworten meist binnen Sekunden per Autoresponder erhalten.
Eine klassische WIN-WIN-Situation.

Rufen Sie Ihre Emails zweimal am Tag ab –öfters nichtGetrieben von der ständigen Erreichbarkeit und dem sinnlosen Versuchen des Multitaskings versuchen wir jede Mail die in unseren Posteingang stolpert schnellst möglichst oder „nebenher“ zu beantworten.
Zu was führt das?

1. Wir beantworten  die Mails meist so knapp, dass weitere Rückfragen entstehen und wir wieder eine Email erhalten – ein Teufelskreis!

2. Es bleiben wichtige Aufgaben liegen, denn durch die Beantwortung einer Email wird unser Fokus komplett auf einen neuen Vorgang gerichtet. Wer denkt die Ablenkung dauert nur so lange wie die Zeit für die Beantwortung der Email liegt falsch. Bis wir uns wieder auf die vorangegangene Aufgabe konzentrieren können bis zu 10 Minuten vergehen.

3. Ständig sichtbarer Emaileingang erzeugt Stress.  „Oh nein, schon 30 Mails und keine davon ist beantwortet“. Wenn Sie zweimal Ihre Mails abrufen, dann haben SIE die Kontrolle und nicht das Emailprogramm.

Warum zweimal am Tag – und wann?

Viele Emails werden in einer morgendlichen Arbeitseuphorie versendet. Hierbei gibt es zwei Kategorien:

a.) Die meisten Mails erübrigen sich innerhalb weniger Stunden selbst „Der Kollege hat selbst herausgefunden wo die Kundenmappe zu finden ist“

b.) Dem Verfasser fallen weitere Punkte / Fragen ein, die er in der ersten Mail vergessen hat.

Überlegen Sie mal, wie viele Ihrer Mails in die Kategorien a.) oder b.) passen würden. Ich glaube die meisten J

Die besten Zeitpunkte für das Abrufen Ihrer Mails sind einmal  11.00 Uhr (dann können Sie beruhigt um 12 in die Mittagspause) und 15.00 Uhr (wenn Sie die Mails später wie 15.00 Uhr abrufen neigt sich der Tag dem Feierabend zu und die Lust schwindet). Denken Sie daran: Nehmen Sie sich für die Beantwortung Ihrer Emails zeit und beantworten Sie diese konzentriert.

Einige Menschen denen ich die Emailmanagement-Ideen aus Teil 1 und 2 beigebracht habe, schaffen es Ihre Emails nun maximal einmal am Tag abrufen zu müssen.  (und das bei einem Teamleiter mit knapp 90 Emails Pro Tag)

Probieren Sie die Tipps aus.
Sie werden von der schnellen Reduktion Ihres Emailaufwandes begeistert sein. Versprochen!

In diesem Sinne bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth

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Ich versuche ab dem WE wieder Artikel für Sie zu verfassen.

Bis dahin, wünsche ich allen Lesern eine stressfreie Zeit.

Ihr Armin Schweinfurth

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Emails galten 1980 als bahnbrechende Revolution in der Kommunikation.
Man sah schon die herkömmlichen schriftlichen Kommunikationswege wie Brief oder FAX im Nirvana verschwinden und lobte die Email als schnelles, einfaches und flexibles Werkzeug.

Heute, ca. 30 Jahre und ein paar SPAM Mails später, erkennen wir die negativen Folgen der Schnelligkeit, Einfachheit und Flexiblität dieses Instruments.
Täglich werden unsere Posteingänge mit belanglosen Emails geflutet.
Emails halten uns in unserer Produktivität auf und werden oftmals genutzt um ein Telefonat zu umgehen. Anstatt den persönlichen Kontakt zu suchen, senden wir uns also gegenseitig 5 Emails und verlieren so 20 Minuten wertvolle Arbeitszeit.

Bevor ich Ihnen konkrete Tipps zur Reduktion Ihres Emailaufwands gebe, möchte ich eine kleine, aber wichtige Vorüberlegung treffen:

Sind Emails wirklich kostenlos?

Natürlich sind Emails kostenlos, schließlich verlangen Maildienste wie T-online, Web.de oder andere Anbieter keinen Cent für den Versand.
Auch die Emails im Unternehmen, die wir mit den Kollegen austauschen sind kostenlos.

Sicher?

Emailschreiben kostet Zeit und Zeit hat in unserer Gesellschaft den gleichen Stellenwert wie Salz bei den Römern.

Egal ob Sie Privat viele Emails zu beantworten haben oder ob jeden Tag im Büro eine Emailflut auf Sie wartet, wenn Emails Zeit kosten, dann ist doch Emailmanagement nichts anderes als Zeitmanagement ?!

Das heißt, wenn wir unsere Emailflut in den Griff bekommen möchten, liegt es an uns zu überlegen, wie kann ich meine Kommunikation per Email so gestalten, um möglichst viel Zeit zu sparen?

Ein Beispiel: Wir befinden uns in der Vertriebsabteilung eines Herstellers für technische Großgeräte. Folgende Email schreiben Sie an Ihren Arbeitskollegen.
______________________________________________

Hallo Michael,

steht der Termin heute Abend mit Kunde Müller?

Sag mir einfach bescheid.
______________________________________________

Was passiert hier? Sobald Sie Michael eine Email in dieser Form geschrieben haben, dann funktioniert das insoweit einwandfrei, wenn Michael mit “Ja” antwortet und den Termin bestätigt.

Wenn der Temin aber abgesagt wird, oder es Unstimmigkeiten gibt,  dann entsteht ein weiterer unnötiger Emailverkehr:

Warum hat er den Termin abgesagt?
Wann ist de nächste Termin?
Welcher Kunde Müller, es gibt viele Müller?
Wann heute Abend soll der Termin genau sein?
usw…

Besser wäre folgende Email gewesen:

______________________________________________

Hallo Michael,

steht der Termin heute mit Kunde Franz Müller um 17.00 Uhr bei dir im Büro?

Wenn nicht, warum findet der Termin nicht statt?
Sei doch so nett und vereinbare bei Unpässlichkeit durch Herrn Müller einen weiteren Termin.
Ich kann dir zwei Ausweichtermine anbieten, einmal den 23.06 um 17.00 Uhr und den 30.06  um 19.00 Uhr.

Vielen Dank.

Grüße

…
______________________________________________

Merken Sie was? Sie gehen durch konkrete Handlungsschritte in Vorleistung, erleichtern also Ihrem Mailpartner die Arbeit und sparen sich vor allem sehr viel potenziellen Zeitverlust und Nerv tötenden Erklärungsbedarf.

Natürlich kostet das Verfassen der zweiten Variante im ersten Moment mehr Zeit, Sie sparen sich aber durch die konkrete Formulierung und die Handlungsanweisungen einen sehr langen Emailverkehr, falls der Termin nicht stattfindet oder Ihr Gegenüber den Kunden nicht zuordnen kann.

Tipp Nr. 1 – Konkretisieren Sie Ihren Wunsch in der Email.

Was soll, wann, wo und wie stattfinden? Je genauer desto besser. Merken Sie sich, sobald Ihr Gegenüber eine Email erhält, wird er aus seinem Workflow herausgerissen und muss sich selbst erst orientieren, wen und was Sie mit der Email meinen. Je konkreter desto besser.

Tipp Nr. 2 – Nutzen Sie WENN-DANN-Formulierungen. (<– TOP-TIP)

Wie in der zweiten Alternative zu sehen, erleichtern Sie beiden die Arbeit.
Wenn der gewünschte Fall nicht eintritt und das Anliegen in der Email nicht erledigt werden kann, dann nennen Sie konkrete Handlungsalternativen für Ihren Mailpartner. Was soll dieser dann erledigen?

Tipp Nr. 3 Outsourcen Sie Arbeiten die Sie nicht betreffen.

Wenn Sie das System perfektionieren möchten, können Sie die Wenn-Dann-Funktion ausbauen und auch noch eventuell anfallende Arbeiten die Sie nicht betreffen auslagern.

Beispiel: In der zweiten Variante unserer Email haben wir gefragt warum der Termin nicht stattfinden konnte.
Hier können Sie schlau handeln indem Sie Folgendes hinzufügen (rot markiert):

______________________________________________

Hallo Michael,

steht der Termin heute mit Kunde Franz Müller um 17.00 Uhr bei dir im Büro?

Wenn nicht,  warum findet der Termin nicht statt?
Sollte es Probleme mit der Technik geben, leite diese bitte an Markus Maier von der Technischen Abteilung weiter (Tel, Emailadresse).
War der Kunde mit dem Versand nicht zufrieden, dann schicke einfach eine Mängelmeldung an den Support der Versandabteilung (Emailadresse)….
Sei doch so nett und vereinbare bei unpässlichkeit von Herrn Müller einen weiteren Termin.
Ich kann dir zwei Ausweichtermine anbieten, einmal den 23.06 um 17.00 Uhr und den 30.06  um 19.00 Uhr.

Vielen Dank.

Grüße

…
______________________________________________

Sobald Ihnen Ihr Mailpartner mitteilt warum der Kunde den Termin nicht wahrnehmen möchte, dann sind Sie an der Reihe und müssen die entsprechenden Abteilungen kontaktieren.

Wenn Sie aber , wie im obigen Beispiel angenommen. eventuelle Fehlerquellen kennen,  dann nennen Sie gleich den richtigen Ansprechpartner und Sie haben sich enorme Zeit gespart.

Auch wenn Sie in völlig anderen Unternehmensabteilungen arbeiten, es gibt immer Standardsituationen die zum Routineablauf gehören und genau diese Aufgaben können Sie auslagern ohne die Person gegenüber zu belasten.
Denn, ob Ihr Mailpartner Ihnen mitteilt, wo das Problem liegt oder gleich die entsprechende Abteilung einschaltet, macht für ihn keinen Unterschied.

Besonders Tipp Nr. 3 sollten Sie nur behutsam nutzen. Denken Sie daran, Ziel dieses Artikel ist es nicht Ihnen Arbeit vom Hals zu schaffen indem Sie diese einfach weitergeben und andere damit bemühen.  Nein, ich möchte Ihnen ein paar Werkzeuge an die Hand geben mit denen eine produktive Arbeitsweise möglich ist und Sie in weniger Zeit mehr erreichen!

Lesen Sie in Teil 2 unter Anderem warum es sinnvoll ist seine Emails nur zweimal am Tag abzurufen und wie Sie durch den Einsatz von Autoreply in der Lage sind Ihren Emailverkehr noch effizienter zu gestalten.

Beste Grüße,

Ihr Armin Schweinfurth.

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mit den sich auf dem Markt befindlichen Büchern zu den Themen Stress, Motivation & Erfolg war ich sehr unzufrieden, also entschloss ich mich einen eigenen Blog zum Thema Stressamangement, Zeitmanagement und Motivation zu beginnen.

Mit diesem Blog möchte ich Ihnen durch meine Artikel Auswege aus der Stressfalle aufzeigen und Ihnen helfen sicher mit Ihrem alltäglichen Stress zurecht zu kommen.

Bislang fehlte im Internet eine konkrete Anlaufstelle für Stressgeplagte, diese möchte ich Ihnen mit Stressworkshop.de bieten.

Für Sie:
Ganz besonders wichtig ist mir ein persönlicher Austausch mit Ihnen als Leser/in.
All meine Artikel dienen dazu Ihnen zu helfen, daher freue ich mich wenn Sie mir mitteilen was Sie besonders interessiert!
Gerne könnten Sie mir unter “Frag Armin” eine persönliche Nachricht zukommen lassen.

Das Design:
Ich habe bewusst ein Design mit gedämpften, beruhigenden Farben gewählt. Zu viele Farben und Spieleren sehe ich eher als Stressoren an und hoffe das Ihnen das Design gefällt.

Ich hasse halbe Sachen, daher werde ich versuchen den Blog so professionell wie nur möglich zu führen.
Innerhalb der nächsten Wochen werde ich die endgültigen Kategorien festlegen und dann jede Woche einen interessanten Artikel für Sie verfassen.

Sollte Ihnen dieser Blog gefallen, würde es mich sehr freuen wenn Sie diesesn weiterempfehlen.

Wenn Sie weitere Informationen zu den Beweggründen und zu meiner Person erhalten möchte, können Sie sich auf der rechten Seite eine kleine Audio-Einleitung anhören.

Ich hoffe ihr Interesse für diesen Blog geweckt zu haben )
Gerne begrüße ich auch zukünftig als Leser/in.

Bleiben Sie relaxed!

Mit freundlichen Grüßen

Armin!

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