überflutet von “Tasks” und ”To do´s” suchen wir ständig nach einem System, dass unsere Aufgaben und Termine sinnvoll abbildet um zum einen eine Übersicht zu besitzen, aber zum anderen auch einen hohen Detailierungsgrad unserer Aufgaben darstellen zu können. Ich habe bislang verschiedene Systeme On- wie Offline ausprobiert und bin nun endlich “Herr meiner Tasks geworden”.

Ein Tool, nein DAS Tool um endlich alle Aufgaben im Blick zu haben ist…

meines Erachtens “Personal Kanban”.

Inspiriert durch einen Blogbeitrag auf einem meiner Lieblingsblogs (www.imgriff.com) habe ich mich nach Erscheinen stark mit Personal Kanban auseinandergesetzt und darf nun behaupten:

Es ist für mich DAS System.

Ich habe:

- alle Tasks im Blick
- die nötigen Details auf der Hand
- ein gutes Gewissen
- eine Möglichkeit sofort einen Status meiner Tasks zu nennen

Lesen Sie sich bitte den Artikel auf imgriff genau durch: http://imgriff.com/2010/02/12/personal-kanban-to-dos-auf-japanisch/

Schauen Sie sich anschließend folgende Präsentation von Personalkanban.com an und erleben Sie die Möglichkeiten dieses Systems:

Sie werden sehen, es ist ein klasse System um zu erkennen:

- Was ist als nächstes zu tun?
- Wo stehe ich?
- Was habe ich schon geschafft?

Genau diese drei Fragen sind es, die uns helfen unsere täglichen Aufgaben schneller, effizienter und vor allem stressfreier zu erledigen.

Hier ein Bild meines Personal Kanban Systems für ein Buchprojekt:

http://yfrog.com/35xzatj

Probieren Sie es aus. Vielleicht gefällt Ihnen das System genauso gut wie mir.

Im kommenden Blogbeitrag zeige ich Ihnen mein
“Personal Kanban –  toGo”

Bis dahin, alles Gute und bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth

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im vorherigen Artikel dieser Artikelserie habe ich Sie in die “Welt” der VPA´s eingeführt und Ihnen gezeigt, was Virtuelle Persönliche Assistenten alles für Sie tun können. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wo Sie einen passenden VPA finden und was diese Kosten.
Es gibt zwei Möglichkeiten einen VPA zu buchen. Entweder Sie nutzen die Möglichkeit der Ausschreibung und suchen auf eigene Faust einen VPA oder Sie nutzen professionelle Agenturen, die einen Pool von VPA´s besitzen, die nur darauf warten Ihnen Ihre lästigen Arbeiten abzunehmen.

VPA zum selbst suchen:

Diese Art der Suche wird von Neueinsteigern gerne gewählt. Sie suchen sich Ihren VPA selbst und stellen dafür ein individuelles Anforderungsprofil an den Assistenten zusammen. Anschließend veröffentlichen Sie dieses Anforderungsprofil und den Aufgabenbereich im Internet. Zwei sehr gute Plattformen sind folgende:

http://www.Fernarbeit.net

Fernarbeit.net ist eine Jobbörse speziell für Virtuelle Persönliche Assistenten. Stöbern Sie ein wenig auf der Seite, Sie bekommen schnell ein Gespür dafür, wie eine Ausschreibung aussieht und was VPA´s alles erledigen können.

http://www.myHammer.de

Eine andere Möglichkeit ist einen VPA über myHammer zu suchen. Schreiben Sie einfach, dass Sie einen oder eine persönlichen Assistenten/in suchen und nennen Sie den Aufgabenbereich und das Anforderungsprofil in der Ausschreibung. Den besten Startpreis nenne ich Ihnen weiter unten.

Professionelle VPA-Services nutzen:

Dass professionelle Anbieter nicht teurer sein müssen als die Suche nach einem VPA, zeigen die unten aufgeführten Unternehmen.
Bei professionellen Anbietern hat man in punkto Sicherheit, Qualität und Service einen festen Ansprechpartner. Sollte Ihr VPA einmal verhindert sein, wird es sicherlich einfacher sein über eine Agentur einen Ersatz zu finden, als wenn Sie einen selbst gesuchten VPA haben. Auf der anderen Seite ist die Arbeit mit einem selbst gesuchten VPA oft vertrauensvoller und persönlicher. Sollten Sie einen VPA geschäftlich nutzen, empfehle ich aber trotzdem auf professionelle Anbieter zurückzugreifen, denn Fehler im Geschäftsleben können weit reichende Folgen haben.

http://www.Strandschicht.de

Ein junges Unternehmen das deutsche und polnische VPA´s vermittelt.
Bereits ab 5,00€ Stundensatz erhalten Sie hier die Dienstleistung eines VPA´s.

http://www.outsource2india.de

Mit diesem Unternehmen habe ich bereits sehr gute Erfahrungen gemacht.
Ich lies dort Englische Texte ins Deutsche übersetzen, zu einem sehr guten Preis und einer 1 A Qualität. Es gibt dort deutsche Ansprechpartner.

https://getfriday.com/

Ebenfalls ein indischer Anbieter. Mit diesem habe ich noch keine Erfahrung gemacht, allerdings gibt es auch hier deutsche Ansprechpartner.

Um weitere Dienstleister zu finden, suchen Sie in google einfach nach:

“Virtuelle Persönliche Assistenz”
“Persönlicher Assistent”

Sollten Sie nicht auf eine deutschsprachige Assistenz angewiesen sein, ermöglicht das Ihnen die Auswahl zwischen noch mehr Anbietern die vor allem in den USA bekannt sind.
Die zwei bekanntesten Anbieter von Virtuellen Persönliche Assistenten sind:

http://www.brickworkindia.com/

https://yourmaninindia.com/

Auffallend ist, dass viele indische Anbieter auf den deutschen Markt drängen und alle Dienstleistungen auch auf Deutsch anbieten.
Ich finde es zwar faszinierend, dass meine ehemals lästigen Aufgaben tausende Kilometer weiter bearbeitet werden und dadurch beide Seiten gewinnen. Aber irgendwo ist es auch erschreckend, dass ein Herrschaar an motivierten Indern nur darauf wartet Aufträge zu erhalten und es nur sehr wenige deutsche Anbieter gibt.
Soweit ich gehört und gelesen habe, werden bei den großen Indischen Anbietern auch hohe Standards bezüglich Arbeitsqualität und Arbeitssicherheit gesetzt.

Für mich wäre es eine keine schöne Vorstellung zu wissen, dass mein VPA in einem schäbigen Büro unter schlechten Arbeitsbedingungen meine Aufgaben erledigt.
Also achten Sie bitte auch auf die Arbeitsbedingungen Ihres VPA´s.

Denn, je besser Ihre Virtuelle Persönliche Assistenz arbeitet, desto höher ist die Arbeitsqualität.

Indische Anbieter müssen dabei nicht immer günstiger sein, als deutsche wie dieser Bericht der Wirtschaftswoche zeigt: http://www.wiwo.de/karriere/was-die-neuen-assistenten-dienste-kosten-und-leisten-409312/
In diesem Artikel finden Sie auch weitere Praxisbeispiele für die Nutzung von VPA´s.

Ein weiterer sehr interessanter Artikel der die Methodik der VPA´s noch einmal erläutert:
http://www.wiwo.de/karriere/wie-virtuelle-persoenliche-assistenten-das-sekretariat-ersetzen-409223/

Kosten eines VPA´s

Wenn Sie sich einen VPA selbst suchen, sollten Sie darauf achten einen gewissen finanziellen Anreiz zu bieten. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass Sie zwischen 10€ – 12€ Stundensatz für Ihren VPA einplanen sollten. Unter 10€ lohnt sich die Sache für Ihren VPA nicht. Es geht auch nicht darum andere Menschen auszunutzen, sondern intelligent lästige Aufgaben auszulagern um mehr Freizeit zu haben.

Ihre Freizeit sollte Ihnen daher 10€ schon wert sein!

Bei professionellen Dienstleistern, gibt es meistens zwei Preismodelle.
Feste Monatsraten, eine Art Flatrate für Ihren VPA oder Bezahlung nach  Stundensatz.

Je nachdem wie oft Sie Ihren VPA nutzen, kann sich die Nutzungsflatrate eventuell lohnen. Strandschicht wirbt mit VPA´s ab 5€ pro Stunde bei Mindestbuchung von 160 Stunden bzw. 9,50€ bei einer Mindestbuchung von 5 Stunden. Bei Outsource2india können Sie sich ein individuelles Angebot zusammenstellen lassen.
GetFriday liegt laut dem Artikel der Wirtschaftswoche bei 7€ die Stunde vorausgesetzt Sie buchen 160 oder mehr Stunden bzw. bei 15€ pro Stunde für eine Nutzungsdauer unter 10 Stunden.

Lassen Sie sich bei professionellen Dienstleistern auf jeden fall ein für Ihre Bedürfnisse individuelles Angebot erstellen. Was nützt Ihnen ein VPA der Premiumübersetzungen erledigen könnte und daher etwas teurer ist, wenn Sie diesen Service gar nicht nutzen.

Lesen Sie im nächsten Artikel:

Auf  was Sie bei der Auswahl eines VPA´s achten sollten.

Bis dahin alles Gute und bleiben Sie relaxed,

Ihr Armin Schweinfurth

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VPA – Mehr Zeit für wichtige Dinge:

Stellen Sie sich vor: Nach einem harten Arbeitstag kommen Sie nach Hause und dann fällt Ihnen ein, dass Sie noch so viel organisatorische Dinge für Ihren Haushalt, Ihren Job und Ihre Familie zu erledigen haben.
Die Arbeitswelt wird härter und nimmt immer weniger Rücksicht auf unser Privatleben. Die so genannten „9 to 5-Jobs“ werden immer häufiger zu 10 oder noch mehr Stunden pro Tag ausgedehnt, aber gleichzeitig bleiben uns private Aufgaben nicht erspart.

Haben Sie nicht auch irgendwelche Arbeiten die Sie privat erledigen müssen, die aber richtig nerven?

Sei es eine Internetrecherche, Angebotsvergleiche, Reisebuchungen, Erstellen von Dokumenten, Präsentationen, Online-Einkäufe, Steuererklärungen,  usw.…. es gibt viele Aufgaben die uns wertvolle Zeit kosten und die wir gerne delegieren würden.

Was für Großunternehmen seit Jahren zum Geschäftsalltag gehört, ist jetzt auch für Privatmenschen preisgünstig möglich – Das Outsourcen mit Virtuellen persönliche Assistenten!

Leider ist der Begriff outsourcen sehr negativ belastet, wird damit doch häufig der Arbeitsplatzverlust in Verbindung gebracht. Ich möchte Ihnen aber das Outsourcen hier als eine Möglichkeit aufzeigen, mehr private Lebenszeit zu gewinnen, damit Sie sich um die wirklich wichtigen Dinge im Leben wie Freizeit, Familie, Freunde, Hobbys, Reisen, Sport…. kümmern können.

WAS können VPA´s alles tun:

Grundsätzlich gibt es zwei Arten des Outsourcens:

1. Arbeiten die eine physische, körperliche Anwesenheit der Arbeitskraft vor Ort erfordern.
2. Arbeiten die nicht vor Ort erledigt werden müssen.

Beispiele für 1. wären die Putzfrau, oder Gassi-Service für Ihren Hund. All diese Aufgaben erfordern, dass jemand bei Ihnen im Haus, in der Wohnung vorbeikommt und die Aufgabe für Sie erledigt. Hier gibt es auch sehr viel potential zum outsourcen, darauf möchte ich aber in einem anderen Artikel eingeben.

VPA´s verfolgen eine andere Idee. Hierbei geht es darum Dinge auszulagern, die keine körperliche Anwesenheit benötigen. Ein Teil davon habe ich weiter oben schon genannt, hier weitere Ideen:

- langwierige Internetrecherchen
- Check Ihrer Steuerunterlagen, oder Erstellung Ihrer Steuererklärung
- Angebotssuche für Auto, Versicherungen, Konsumgüter, also Preisvergleiche z.B. Stromanbieter
- Telefonate die im Auftrag von Ihnen geführt werden können
- Erstellen von Dokumenten, Präsentationen, Analysen,  z.B. für Ihren Chef.
- Bearbeiten Ihrer privaten Fotos, Filme
- Private Versicherungs- und Finanzchecks
- Partyplanung
- Geschenke online besorgen
- Ihre Emailverkehr regeln, also z.B. geschäftliche Anfragen übernehmen

All diese Aufgaben können Sie an jemanden delegieren, ohne dass die Person körperlich anwesend oder bei Ihnen vorbeikommen muss.

Die verschiedenen Kommunikationswege wie Email, Telefon und Instant Messaging helfen Ihnen dabei die Aufgaben zu verteilen.

Seien Sie ein wenig kreativ, was würden Sie am liebsten outsourcen? Dem Outsourcen sind fast keine Grenzen gesetzt, die genannten Punkte sind mir alle innerhalb von 5 Minuten eingefallen.

Wie funktioniert das outsourcen zu einem VPA ganz konkret?

Wenn Sie einige Ihrer Nerv-Aufgaben gefunden haben, können Sie beginnen diese schrittweise an Ihren VPA auszulagern.

Im ersten Schritt machen Sie sich bitte erst einmal Folgendes bewusst:

Ihr VPA kennt Sie nicht persönlich, weiß also nicht auf was Sie genau wert legen. Die Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe sollte daher so konkret wie möglich sein. In einem späteren Artikel dieser Artikelserie zeige Ihnen genau welche Inhalte eine gute Auftragsbeschreibung hat. Hier geht es jetzt erst einmal darum das „System“ der VPA´s zu verstehen.

Der VPA bearbeitet die Aufgabe nun nach Ihren Kriterien und sendet Ihnen anschließen die Ergebnisse per Email, oder (falls Sie einen in Deutschland ansässigen VPA nutzen) per Post zu.

Lassen Sie uns ein konkretes Beispiel machen:

Sie möchten sich einen neuen Fernseher kaufen. Haben aber gleichzeitig keine Lust das Internet oder diverse Magazine nach Testberichten zu durchsuchen. Schreiben Sie Ihre Anforderungen an den Fernseher, eine Preisobergrenze, Lieferzeit etc. an Ihren VPA mit der Bitte das beste Gerät nach Ihren Kriterien zu finden. Setzen Sie ihm dafür einen Zeitrahmen von 3 Stunden.
Einen Tag später erhalten Sie per Email eine Vorschlagsliste mit Fernsehgeräten sortiert nach Preisen, die genau Ihren Anforderungen entsprechen. Er bietet Ihnen des Weiteren an weiterhin mit Händlern in Kontakt zu treten um noch einen Preisrabatt herauszuschlagen.

Ohne dass Sie selbst einen Finger krumm gemacht haben, können Sie sicher gehen die besten Vorschläge zu den besten Preisen erhalten zu haben.

Sind VPA´s überhaupt sinnvoll?

Das vorherige Beispiel zeigt uns den Einsatz eines VPA´s anhand eins Fernsehkaufs.
Jetzt könnte man denken: „Hey nach meinen Fernseher suche ich aber gerne selbst“.

Bitte vergessen Sie hierbei nicht:

Bei einem VPA geht es darum intelligent Zeit zu sparen. Natürlich können Sie auch selbst nach einem Fernsehgerät schauen, manchen Menschen macht das auch Spaß. Aber sind wir mal ganz ehrlich, wie lange dauert das?

Da werden Tests im Internet durchgelesen, Magazine gekauft, verschiedene Elektromärkte besucht, bis Sie letztendlich entnervt ein Fernsehgerät beim Media Markt um die Ecke kaufen, dass Sie mit einer besseren Recherche vielleicht noch günstiger hätten bekommen können.

Jetzt überlegen Sie mal, was Sie in dieser unnötig verplemperten Zeit alles hätten tun können?
Mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin eine tolle Zeit verbringen, Ihre Lieblingshobby nachgehen, einfach nur entspannen. (Mit einem guten Gefühl das einmal jemand für Sie arbeitet)

Besonders wir deutschen haben immer die Angst des Kontrollverlusts

Es geht aber nicht darum, dass Sie dem VPA die Kontrolle überlassen, es geht darum die lästigen und zeitraubenden Punkte einer solchen Aktion „Fernsehkauf“ out zu sourcen.

Die Frage ist: Was ist Ihnen Ihre Freizeit wert?

Ich sage Ihnen ganz ehrlich, bevor ich meinen halben Samstag in Elektromärkten verbringe und davor viele Abende vor dem PC sitze um ein gutes Fernsehgerät zu bekommen, bezahle ich dem VPA für drei Stunden intensiver Profirecherche mit anschließenden Rabattverhandlungen lieber 36 € (bei 12€ Stundensatz für den VPA mal 3 Stunden) und habe mir viel Stress, Zeit und letztendlich noch viel mehr Geld gespart!

Ihr VPA muss für Sie auch nicht im Dauereinsatz sein, wenn Sie ab und zu ein paar lästige Aufgaben delegieren, lohnt sich die Sache schon für Sie.

Wie denken Sie darüber?

Lesen Sie in den nächsten Artikeln:

- Wo Sie einen VPA finden und was diese Kosten
- Auf Was Sie bei der Auswahl eines VPA´s achten müssen
- Wie Sie Aufgaben richtig an Ihren VPA delegieren
- Was viele Menschen daran hindert einen VPA-Service zu nutzen

In diesem Sinne bleiben Sie relaxed.

Ihr Armin Schweinfurth.

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